Je kunt ervoor kiezen je werknemer een vaste kostenvergoeding te geven. Deze kostenvergoeding wordt dan met het loon uitbetaald en is ter dekking van kleine, vaak moeilijk te specificeren kosten. Er zijn echter wel wat eisen aan een vaste kostenvergoeding verbonden.
Vaste kostenvergoeding
Voor een vaste kostenvergoeding moet je allereerst aantonen dat er een redelijke verhouding bestaat tussen de vergoeding en de maandelijkse kosten die de werknemer maakt. Om dit aan te tonen, is het maken van een overzicht van de verschillende kosten in ieder geval één keer, voor het verstrekken van de vaste kostenvergoeding, nodig. Dit doe je aan de hand van een zogeheten steekproef waarbij je controleert welke kosten de werknemer heeft gemaakt in een maand. Een vervolg-steekproef kan nodig zijn indien er wijzigingen optreden in de arbeidsverhouding waardoor de vaste kostenvergoeding kan veranderen. De kosten die je met een vaste kostenvergoeding dekt moeten daarnaast samenhangen met de werkzaamheden en niet bovenmatig zijn. Een vaste kostenvergoeding moet je schriftelijk vastleggen, dit kan in de arbeidsovereenkomst of in een addendum.
Een voordeel van een vaste kostenvergoeding is dat je deze niet achteraf hoeft te corrigeren aan de hand van bonnetjes. De werknemer hoeft dan ook geen bonnetjes te overhandigen, en jij hoeft ze niet maandelijks te controleren. Nadeel van de vaste kostenvergoeding is wel dat het erg belangrijk is de vaste kostenvergoeding goed op te zetten, en dat steekproeven gehouden moeten worden indien er iets veranderd.
Werkkostenregeling
Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling, ook wel WKR genoemd, verplicht voor alle werkgevers. Binnen de WKR mag je 1,2 procent van het totale fiscale loon, de vrije ruimte, benutten voor allerlei onbelaste verstrekkingen, vergoedingen en terbeschikkingstellingen. Om gebruik te maken van de vrije ruimte moet je de verstrekkingen, vergoedingen en terbeschikkingstellingen die je hierin wilt plaatsen, aanwijzen als eindheffingsloon in je administratie. Eindheffingsloon buiten deze vrije ruimte, is belast tegen een eindheffingstarief van 80 procent.
Geen loon
Voor de WKR wordt naar het totale fiscale loon gekeken, dus inclusief vakantiegeld en eventuele bonussen. Hier gelden een aantal uitzonderingen op, loon uit vroegere dienstbetrekking wordt in eerste instantie uitgesloten van de werking van de WKR. Alleen in bijzondere gevallen kan dit loon worden meegeteld.
Daarnaast zijn er voordelen en vergoedingen die een werknemer ontvangt, die geen loon of belastbaar loon zijn. De WKR kijkt voor de vrije ruimte alleen naar het (belastbare) loon, waardoor de regeling niet geldt voor de volgende voordelen en vergoedingen:
- Voordelen buiten de dienstbetrekking
Dit zijn vaak kleine attenties voor de werknemer. Deze voordelen zijn onbelast indien aan drie voorwaarden wordt voldaan. Allereerst moet het gaan om een persoonlijke attentie, die je ook aan een ander had gegeven. Daarnaast mag het niet gaan om geld of een waardebon en mag de totale factuurwaarde (inclusief btw) niet meer bedragen dan €25. Indien aan de voorwaarden wordt voldaan, is het voordeel onbelast. - Intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer maakt (voorschiet) in opdracht van de werkgever. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kosten die de werknemer maakt om de auto van je bedrijf door de wasstraat te halen. - Vrijgesteld loon
Vrijgesteld loon omvat de vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen en vergoedingen en verstrekkingen ten gevolge van schade of verlies van eigendommen van de werknemer. - Verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage betaalt.
Indien de werknemer ten minste de factuurwaarde (inclusief btw) van de verstrekking aan de werkgever terugbetaalt, worden deze verstrekkingen niet tot het loon gerekend.
Geen belastbaar loon
Er zijn ook vergoedingen en verstrekkingen die wel tot het loon behoren, maar onbelast zijn. Dit zijn de gerichte vrijstellingen en de nihilwaarderingen.
| Gerichte vrijstellingen Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen (in geld of natura) die je moet aanwijzen als eindheffingsloon. Doordat ze gericht vrijgesteld zijn, zullen ze echter geen invloed hebben op de vrije ruimte.Er zijn gerichte vrijstellingen voor:
Gerichte vrijstellingen mogen ook deel uitmaken van een vaste kostenvergoeding, hiervoor moet je echter vooraf wel onderzoek doen naar de werkelijke kosten. Bovendien gelden voor sommige gerichte vrijstellingen normbedragen, dan mag alleen dit deel van de gerichte vrijstelling onbelast worden vergoed. Het is niet aan te raden gerichte vrijstellingen op te nemen in een vaste kostenvergoeding. Gerichte vrijstellingen hebben namelijk sowieso geen invloed op de vrije ruimte (mits binnen de normen). |
Nihilwaarderingen Nihilwaarderingen hoef je niet aan te geven als eindheffingsloon. De nihilwaarderingen gelden, anders dan de gerichte vrijstellingen, alleen voor verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in natura. Loon in natura wordt binnen de WKR gewaardeerd op de factuurwaarde inclusief btw.Er zijn nihilwaarderingen voor:
|
Regulier loon vs. eindheffingsloon
Bestanddelen die je binnen de vrije ruimte wilt vergoeden, verstrekken en ter beschikking wilt stellen, moet je als eindheffingsloon aanmerken in je administratie. Als je deze keuze niet maakt, zijn de bestanddelen automatisch regulier loon. Je kunt deze keuze niet met terugwerkende kracht maken, indien je de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen eenmaal als regulier loon hebt uitbetaald, kun je ze later niet meer aanmerken als eindheffingsloon.
Gebruikelijkheidstoets
Eindheffingsloon moet ook voldoen aan de gebruikelijkheidstoets om in de vrije ruimte te vallen. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet meer dan 30 procent mag afwijken van het gebruikelijke in vergelijkbare gevallen. Indien de Belastingdienst van mening is dat niet aan de gebruikelijkheidstoets wordt voldaan, moet zij dit kunnen bewijzen. Ondanks dat de bewijslast bij de Belastingdienst ligt, is het verstandig in je administratie altijd te onderbouwen waarom je een bepaalde vergoeding hebt verstrekt. Voor bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gelden normbedragen. Hierbij gelden de normbedragen als gebruikelijk, voor het bovenmatige deel mag je kiezen of je dit als regulier- of eindheffingsloon aanmerkt. Tot een bedrag van €2.400 aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen per jaar wordt als gebruikelijk beschouwd door de Belastingdienst. Als je een kostenvergoeding verstrekt van niet meer dan €200 per maand, zal de Belastingdienst hier dus vaak mee akkoord gaan, ongeacht of binnen die €2.400 aan de gebruikelijkheidstoets wordt voldaan.
Eindheffing
Over het reguliere loon betaal je (in de meeste gevallen) maximaal 52 procent belasting. Over het eindheffingsloon dat buiten de vrije ruimte valt moet je echter een eindheffing betalen van 80 procent. Je hoeft geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zvw te betalen over dit loon. Het is dus verstandig van te voren goed te kijken naar de vergoedingen en verstrekkingen die je als eindloon aanmerkt, omdat een overschrijding van de vrije ruimte zware fiscale gevolgen heeft. Houd er hierbij ook rekening mee dat je gerichte vrijstellingen als eindheffingsloon aanmerkt, maar deze geen ruimte innemen.
Altijd regulier loon
In principe staat het je vrij te kiezen voor regulier- of eindheffingsloon, voor een aantal bestanddelen is deze keuzevrijheid er echter niet. Bestanddelen die altijd regulier loon zijn, zijn:
• de auto van de zaak,
• de (dienst-)woning,
• vergoedingen voor criminele activiteiten,
• het deel van de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling die buiten de gebruikelijkheidstoets valt,
• in bepaalde gevallen boetes, en
• inkomen uit de vroegere dienstbetrekking.
Aangeven en betalen
Het aangeven (en eventueel betalen) van het eindheffingsloon kan eenmaal per jaar, in het eerste aangiftetijdvak van het volgende jaar. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen eerder of meerdere keren per jaar het eindheffingsloon aan te geven, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak.
Welke bestanddelen wel en niet worden meegenomen voor de WKR kan onduidelijk zijn. De Belastingdienst heeft op haar site een mooi schema staan, waarin de verschillende soorten loon nogmaals aan bod komen. Dit schema kan je gebruiken bij het lezen van dit artikel, of natuurlijk als handreiking bij het vormgeven van een vaste kostenvergoeding.
bron: BC.nl
Stuur ons een WhatsApp bericht