Het Nederlandse UBO-register is op 27 september 2020 open gegaan. Ondernemingen en organisaties die al in het Handelsregister staan hebben nu tot uiterlijk 27 maart 2022 de tijd om een uiteindelijk belanghebbende (UBO) in te schrijven. Nieuwe inschrijvers moeten al direct een UBO opgeven. Hoe gaat de inschrijving in zijn werk en welke gegevens dienen verzameld en aangeleverd te worden?
Achtergrond
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner (uiteindelijk belanghebbende).
Ondernemingen en rechtspersonen worden/zijn verplicht om hun (in)directe eigenaren te registreren in een openbaar register. De invoering van een UBO-register is een uitvoering van de vierde Europese anti-witwasrichtlijn. Doel van deze EU-richtlijn is het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld of terrorismefinanciering.
Zie ook ons eerdere artikel UBO via register openbaar per 27 september 2020.
Wanneer en hoe registeren?
Vanaf 27 september 2020 kunnen ondernemingen via een portaal van de Kamer van Koophandel de verplichte UBO registratie doen. De KvK heeft op de site een stappenplan gezet dat helpt bij de voorbereiding van de opgave omdat een aantal gegevens verzameld moeten worden.
Bij ondernemingen waar 1 persoon 100% van de aandelen in handen heeft zal de inschrijving redelijk eenvoudig verlopen. Maar bij bijvoorbeeld meerdere aandeelhouders of als de zeggenschapsstructuur op spaghetti lijkt kan het wel ingewikkelder zijn om te bepalen wie er in het register moet(en). En om deze gegevens te verzamelen / aan te leveren.
Vooralsnog kan alleen een tekeningsbevoegde persoon van de onderneming de aanlevering naar de Kamer van Koophandel afronden. Het is daarbij van belang dat de hele UBO-opgave in één keer wordt afrondt; gegevens kunnen (vooralsnog) niet tussentijds worden opgeslagen. Let op: het onze ervaring nu leert dat het verzamelen van de gegevens en het doorlopen van de schermen toch al snel 45minuten neemt…bij het ingeven van 2 UBO’s…
Dit betekent dat het op dit moment vrijwel onmogelijk is voor ons om de opgave van de noodzakelijke gegevens voor u te verzorgen ondanks dat wij dit graag voor u zouden doen. Zodra daar een wijziging in optreedt zullen wij u daaromtrent uiteraard informeren. Inclusief de daarbij behorende kosten voor dienstverlening.
De uiterlijke datum dat de UBO(‘s) ingeschreven dienen te zijn is voor bestaande organisaties 27 maart 2022. De KvK zal alle ‘juridische entiteiten’ die verplicht zijn om een UBO op te geven aanschrijven. De KvK zal de brieven in fases de deur uit doen om alle registraties goed te kunnen verwerken. U kunt dus in de loop van dit jaar of 2021 een bericht verwachten met het verzoek om een UBO in te schrijven, met daarin uitleg hoe dat moet.
Wat te registreren?
De vennootschap moet ten behoeve van het UBO register een aantal gegevens opgeven/aanleveren. Per vennootschap!
Waaronder van de UBO:
- voornamen, achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland, nationaliteit; BSN of TIN
- woonadres en land
- aard en omvang van het belang (economisch en zeggenschap)
- documentatie die de identiteit bevestigt (scan geldig identiteitsbewijs)
- documentatie die de aard en omvang van het aandelenbelang onderbouwd (aandeelhoudersregister of ?)
Met name ten aanzien van het laatste punt is momenteel onduidelijk wat de vereisten zijn aan de documentatie die de aard en omvang van het aandelenbelang onderbouwd. Met name in het geval van groepsstructuren is momenteel onduidelijk of met een structuurschema voldoende documentatie wordt aangeleverd of dat nadere documentatie per laag nodig is of zal zijn.
De tekeningsbevoegde heeft (vervolgens) een DigID nodig om de aanlevering af te ronden en dient een 1cent betaling uit te voeren vanaf een bankrekening op zijn/haar naam.
Behoefte aan ondersteuning of om (kort) te klankborden?
Heeft u behoefte aan ondersteuning of wilt u (kort) hierover met iemand praten, klankborden of overleggen? Wij zijn graag bereid om u hierover vrijblijvend te woord te staan.
Ook kunnen wij u waar mogelijk helpen en ondersteunen bij dit onderwerp of dieper met u op dit onderwerp ingaan.
Neem contact met ons op via de telefoon (076 597 27 11), e-mail (helpmij@chalant.eu), website (www.chalant.eu), of maak een videobelafspraak of even bij ons binnen aan de Beukenlaan 4 in Zundert. Wij nemen graag even de tijd om met u kennis te maken en u te woord te staan.
mis geen artikelen of berichten; abonneer u op onze gratis
bronvermelding / verantwoording / relevant referentiemateriaal:
# Rijksoverheid
# UBO via register openbaar per 27 september 2020
van onze collega’s:
# https://www.rendement.nl/familiebedrijven/verdiepingsartikel/het-ubo-register-in-de-praktijk.html
# https://www.rendement.nl/familiebedrijven/nieuws/het-ubo-register-is-open-hoe-werkt-de-inschrijving.html