Voldoet uw factuur aan de factuureisen?

Een factuur is natuurlijk ingericht om duidelijk weer te geven welke afgesproken diensten zijn verricht of welke goederen zijn geleverd tegen welke prijs. Alles om de factuur zo snel mogelijk goedgekeurd en vervolgens betaald te krijgen. Immers, no cash no sale! Maar zijn de gegevens op de factuur correct? Moet de rekening bijvoorbeeld voldoen aan de eisen van de Belastingdienst? En zo ja, welke wettelijk verplichte gegevens moeten er dan op? Een overzicht.

Factuur opstellen verplicht?
Welke ondernemer welke gegevens op zijn factuur moet hebben staan, is nog niet zo eenvoudig gezegd. Een hoofdregel is dat je verplicht bent volgens de eisen van de fiscus te factureren als je een factuur opmaakt voor geleverde goederen en diensten aan andere ondernemers. Dit geldt ook als je een rekening moet sturen aan rechtspersonen zoals een BV, vereniging of een stichting.

Bij particulieren hangt het er van af in welke sector je onderneemt. Hoofdregel bij particuliere klanten is dat je niet verplicht bent een een factuur uit te reiken, dus gelden de vereisten ook niet. Veel klanten zijn overigens wel gesteld op een aankoopbon voor de geleverde waar, al is het maar voor de garantie. Maar er zijn -natuurlijk- uitzonderingen op de hoofdregel, bijvoorbeeld als je producten of diensten exporteert naar klanten in andere EU-landen (afstandsverkoop). De uitzonderingen vind je op de site van de Belastingdienst.

Verder heb je groepen ondernemers die weliswaar moeten factureren, maar de facturen van hen hoeven niet aan alle vereisten te voldoen. Denk hier aan ondernemers in de horeca of ondernemers die van BTW vrijgestelde goederen of diensten leveren. Deze groepen vind je ook op de site van de Belastingdienst.

Basisgegevens op de factuur
Ben je verplicht te factureren, dan moeten volgens de Belastingdienst deze basisgegevens op de factuur staan:

jouw volledige naam en die van je afnemer;
je vermeldt de juridische naam. (De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd)
je volledige adres en dat van je afnemer;
Je vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende. je BTW-nummer
je KvK-nummer;
de datum waarop de factuur is uitgereikt;
een uniek volgnummer;
een omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd;
het aantal geleverde goederen of diensten;
de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling;
het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief BTW;
Lever je prestaties met verschillende BTW-tarieven? Vermeld dan de separate bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
het BTW-tarief dat je in rekening brengt;
het BTW-bedrag (in EURO!).

Het bankrekening waarnaar het bedrag van de factuur betaald mag worden is weliswaar geen verplicht basisgegeven maar natuurlijk wel raadzaam dit op te nemen als je snel betaald wilt worden.

Uitzonderingen
Waar zouden we zijn zonder uitzonderingen? De Belastingdienst heeft een hele lijst met uitzonderingsituaties waarbij aangepaste regels gelden voor de facturatie. Bijvoorbeeld als je een acceptgiro verstuurt, als je een groothandel of een reisbureau bent. De complete lijst voor wie aangepaste regels gelden vind je op de site van de Belastingdienst.Bewaarplicht
Facturen, of het nu inkoop- of verkoopfacturen zijn, zijn onderdeel van de basisadministratie van een onderneming. Hiervoor gelden dan ook de regels van de (reguliere) bewaarplicht.

De facturen moeten bewaard worden in de vorm waarin deze zijn verstuurd of ontvangen. De rekeningen scannen en digitaal opslaan mag ook (digitaliseren). Let er wel op dat alle kenmerken van de rekening op de digitalisatie staan. De Belastingdienst over de bewaartermijn: “Je bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaar je 10 jaar.” Deze 10 jaar geldt ook voor elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en televisieomroepdiensten.

Meer informatie, vragen of twijfel

Heeft u vragen of twijfelt u of een factuur aan de factuurvereisten voldoet? Aarzel niet om even contact met ons op te nemen en/of de factuur aan ons ter beoordeling voor te leggen.

Waarom u dat zou doen? Omdat een factuur die niet aan de factuurvereisten voldoet NIET in aanmerking komt voor vooraftrek van de BTW en als dit bij een controle van de Belastingdienst aan het licht komt deze voor correctie (door de inspecteur) in aanmerking komt.