Over een zakelijke auto of bestelauto is bijtelling privé gebruik verschuldigd (hoofdregel). Heb je een bestelauto en gebruik je deze niet privé kun je een zgn. ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indienen bij de Belastingdienst, dit scheelt veel administratieve rompslomp. Hoe werkt het en wat moet er gebeuren als je de bestelauto alsnog privé gaat rijden?
Werknemer
Als jouw werknemer een bestelauto ter beschikking gesteld krijgt en hij/zij mag/kan deze auto alleen gebruiken voor het werk, dan kunnen jij en je werknemer een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto aanvragen. Let op! uitsluitend zakelijk gebruik betekent dat geen enkele privékilometer mag worden gereden. Een tussenstop bij de supermarkt onderweg naar huis is, als bijvoorbeeld, al uit den boze. Het grote voordeel van de verklaring is dat er geen bijtelling voor privékilometers bij het loon hoeft te worden opgeteld. Ook bespaart het je het gedoe van het bijhouden van een sluitende rittenadministratie. Deze laatste is nodig als je privékilometers maakt, maar niet meer dan 500 km per kalenderjaar. Blijf je onder de 500 km èn heb je een sluitende kilometeradministratie dan hoef je geen bijtelling op te voeren.
Ondernemer
Overigens geldt hetzelfde als je ondernemer bent en een bestelauto louter gebruikt voor je werk. Heb je bijvoorbeeld een eenmanszaak of zit je in een maatschap dan heb je ook te maken met de bijtelling. Deze moet worden opgeteld bij de winst. Ook de ondernemer kan een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik aanvragen en op die manier zonder kilometerregistratie de bijtelling voorkomen. Wanneer geen sprake is van een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik dan moeten zelfstandigen eveneens een sluitende rittenadministatie bijhouden als ze minder dan 500 privékilometers maken en geen bijtelling willen hebben.
Ontvangstverklaring
Uitgaande dat je de bestelauto alleen voor werk gebruikt (kilometers voor woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers voor de InkomstenBelasting!, maar niet voor de Omzetbelasting!) kun je een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indienen. Jij als werkgever en je werknemer vullen samen het formulier ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ in en ondertekenen het. Jij als werkgever verstuurt het formulier en bewaart een kopie van de verklaring bij je administratie. De Belastingdienst geeft een ontvangstverklaring af. De verklaring is voor onbepaalde tijd geldig. Als meer werknemers gebruik maken van de bestelauto moeten ze allemaal een verklaring indienen op hetzelfde kenteken.
Boeterisico
Pas wel op als de situatie wijzigt. Veranderingen rond het zakelijk gebruik van de bestelauto moeten aan de Belastingdienst worden doorgegeven. De situatie wijzigt bijvoorbeeld als je een andere bestelauto ter beschikking stelt of als je werknemer toch privékilometers gaat maken met de auto. ’s Avonds bijvoorbeeld even iemand helpen verhuizen, kan vervelende gevolgen hebben als je wordt betrapt door een politiecamera. Het is sowieso handig om in een agenda aan te tekenen waarom er op een ongebruikelijk tijdstip met je bestelauto is gereden. Als je niets kunt aantonen/bewijzen volgt alsnog bijtelling en kan een fikse boete worden opgelegd. Overigens heb je als werkgever ook de plicht om het bij de belastingdienst te melden als er een vermoeden bestaat van privé gebruik door een werknemer. Bijvoorbeeld door afwijkend tankgedrag of het ontvangen van een bon op een traject waar niet zakelijk is gereden.
Eindheffing
Er is een alternatief voor een werkgever als meerdere werknemers gebruik maken van dezelfde bestelauto. Hij kan dan een eindheffing afspreken met de fiscus. De Belastingdienst geeft als voorbeeld een werkgever met zeven monteurs in dienst die wisselend gebruik maken van één van de drie bestelauto’s. De regeling voor privégebruik is dan lastig toe te passen. Je kunt het privégebruik dan ‘afkopen’. Overleg eerst met je accountant en belastinginspecteur of dit in jouw situatie passend is. Van belang is in ieder geval dat sprake is van doorlopend wisselend gebruik. Dat betekent dat het iedere week anders is en dat niet alleen overdag wisselend wordt gebruikt, maar ook aan het einde van de dag als werknemers de auto mee naar huis nemen. Er mag geen enkele structuur zijn.
Aanvragen en intrekken
Het intrekken van de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto gaat even simpel als het aanvragen. Als de situatie verandert dan moet je de toegewezen verklaring intrekken en eventueel een andere bestelauto opvoeren. Een formulier kan worden aangevraagd bij de BelastingTelefoon: 0800-0543
Stuur ons een WhatsApp bericht