Klachtenregeling

Chalant administratie accountancy & advies hecht aan tevreden relaties en we werken daarom steeds aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over een van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen we u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we met u naar een passende oplossing.

Klacht adresseren met een goed gesprek

Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak voor een persoonlijk gesprek. Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat u eerst probeert om met de betreffende
persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u ook contact opnemen met John Franken.

Klacht adresseren via formele klachtenprocedure

Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel indienen. Dit kan schriftelijk of via een e-mail.

verloop procedure

Na ontvangst van uw klacht zullen wij de ontvangst daarvan aan u bevestigen. John Franken zal vervolgens uw klacht zo spoedig behandelen en waar relevant met u en de andere betrokkenen contact opnemen om nadere informatie of toelichting te vergaren, te overleggen over mogelijke oplossingsrichtingen en/of te overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen.
Doelstelling is om uw klacht binnen twee weken af te handelen.

zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid 

Mede in verband met beroepsreglementering zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de gegevens worden omgegaan. In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Om die redenen zullen wij in zo een geval  (kopieën van) relevante stukken ter beschikking stellen aan die eventuele deskundigen. Met het indienen van een formele klacht geeft u ons impliciet toestemming om dit, ter behoud van rechten en in het kader van zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid te doen.

Ook een klacht is feedback 

Natuurlijk horen wij liever dat u tevreden bent over onze dienstverlening en onze mensen en dat u ons van harte aanbeveelt aan collega’s en relaties. Maar ook als u een klacht heeft horen wij dat graag uit de eerste hand. U geeft ons hiermee immers waardevol inzicht over ons handelen wat wij wellicht, en zelfs waarschijnlijk, gemist hebben. Tevens geeft u ons een kans om dit goed te maken of te repareren.

U kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om herhaling van het betreffende probleem te voorkomen of te minimaliseren.

We hopen op een goede verdere relatie en samenwerking.

www.chalant.eu